Vous êtes une association et vous souhaitez récolter des fonds pour financer un projet ? Ou un établissement scolaire/collège/lycée qui cherche à financer un voyage d’études ? Au lieu de faire du porte-à-porte pour chercher des donateurs et des sponsors, il existe différentes manières plus modernes pour y arriver, dont la plus courante est la tombola. Mais qu’est-ce que c’est exactement et comment ça fonctionne ? Vous saurez cela à travers ces quelques lignes.
La tombola, une source de financement simple et efficace
Votre club de sport cherche à récolter les fonds nécessaires pour une tournée à l’étranger ? Ou votre école souhaite faire un voyage d’études, mais n’a pas assez de fonds pour le faire ? Vous pouvez opter pour la tombola à cette occasion. À l’image de la loterie, la tombola récompense une ou des personnes chanceuses. Le principe est presque le même : c’est-à-dire que tout le monde a le droit d’y participer. Pour cela, il faut acheter un billet et attendre le tirage pour voir si nous avons gagné ou non l’un des lots mis en jeu.
C’est par la vente des billets que les organisateurs récoltent de l’argent, étant donné que la somme totale de la recette de cette vente est normalement supérieure au prix total d’achat des différents lots distribués. Ce qui fait que plus le nombre de billets vendus est grand et plus la recette est élevée.
Comment organiser une tombola dans les règles ?
La tombola est certes un moyen efficace de récolter de l’argent, mais il faut aussi savoir qu’il existe certaines règles à respecter en matière d’organisation.
La première règle est l’obligation de faire une demande auprès de la mairie de la commune accueillant l’événement, et cela via un formulaire. Ce formulaire sert surtout à informer la commune des détails de la tombola, comme le prix d’un billet, la date d’ouverture et de fermeture des ventes ou encore les modalités concernant le tirage au sort final. Les organisateurs doivent également expliquer dans ledit formulaire le but de la tombola, c’est-à-dire, à quoi serviront les fonds récoltés.
Ce n’est qu’après avoir fait la demande qu’il faut se pencher sur le choix des lots à mettre en jeu. Les lots que nous choisissons doivent convenir à un très large public, cela peut être par exemple une voiture, des appareils électroménagers, des vacances, des bons d’achat… En général, il est conseillé de choisir un lot important (d’une grande valeur) destiné au grand gagnant, suivi de petits lots pour les autres tirés au sort. Bien sûr, il est important de fixer un budget au préalable pour acquérir les lots au risque de réduire la recette finale. De nos jours, il est tout à fait possible de récolter des lots gratuitement auprès de grandes surfaces, parcs d’attractions, collectivités locales ou encore auprès de la mairie, dans le but de booster davantage votre gain.
Puis vient maintenant l’impression des billets de votre tombola. Pensez à réaliser des billets visuellement attractifs, mais surtout qui renferment un maximum d’informations, comme le nom de votre association/école/club de sport, le prix du billet, et bien évidemment la date du tirage de la tombola.
Une fois les billets imprimés, place maintenant à la vente de ces derniers. Cette étape est la clé du succès de la tombola, car, comme nous avons expliqué un peu plus haut, il faut chercher à vendre le maximum de billets pour obtenir les fonds nécessaires pour le projet. Ainsi les organisateurs (les membres s’il s’agit d’une association) doivent se mobiliser activement dans cette tâche.
Le jour du tirage au sort, utilisez une urne pour y mettre tous les talons des billets vendus. Libre à vous de faire appel ou non à un huissier pour le tirage, étant donné qu’il ne s’agit pas d’une obligation légale pour ce qui est de l’organisation de la tombola.
Qu’est-ce que la tombola clé en main ?
Même si nous savons désormais comment nous y prendre pour organiser une tombola, cela reste quand même une tâche difficile. Et c’est justement pour faciliter la tâche des organisateurs que la tombola clé en main a été créée. Si avec la tombola classique, vous vous occupez de tout en termes d’organisation, de l’impression des billets et des affiches à l’achat des lots, la tombola clé en main vous allège de tous les préparatifs nécessaires.
Mais comment ? Tout simplement parce qu’une entreprise spécialisée s’en charge à votre place. Cette dernière vous propose des packs au choix comprenant les tickets de la tombola ainsi que les lots à gagner. Vous n’avez donc qu’à choisir parmi les différents types de tombolas proposées, pour ne citer que la tombola classique, la tombola maxi bénéfice (qui vous fera faire d’énormes gains), ou encore la tombola 100 % gagnante (tous les détenteurs de tickets gagnent un cadeau chacun).
Une fois le type de tombola choisi, vous pouvez vous-même choisir le visuel des tickets à vendre, leurs types (à gratter ou à souche), et le spécialiste n’a plus qu’à vous livrer votre commande. Vous recevrez donc chez vous dans un bref délai vos tickets personnalisés et les lots de la fameuse tombola.
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D’autres alternatives pour récolter des fonds
Outre la tombola, il existe d’autres moyens pour récolter des fonds pour votre association ou pour votre école/collège/lycée, comme la vente aux enchères, l’opération chocolat, l’organisation d’un événement spécifique avec participation payante (événement sportif, atelier culinaire…)…
Mais la cagnotte en ligne reste aujourd’hui l’alternative la plus utilisée après la tombola, et il existe d’ailleurs de nombreuses plateformes spécialisées dans la collecte de dons en ligne, dont la plus populaire est Leetchi. Tout comme la tombola, la cagnotte est accessible à tout public, sauf qu’il faut passer par internet pour y participer. L’avantage avec ce type de collecte de fonds est le fait que sa création est gratuite et qu’il n’y a pas besoin de vendre des billets. Il peut toutefois y avoir des commissions prélevées par la plateforme d’hébergement de votre cagnotte, mais ces commissions ne dépassent pas les 5 %.
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